Notes 8.5.1 Additional Features

Notes 8.5.1 whilst only a point release has lots of new features.  Making it just that bit nicer to use.

1 of my favourites, is the auto correction of common spelling mistakes, such as correcting the to the.  Now I have a problem here as I am editing this text in Notes and it is auto correcting!!!!!

Anyway here is the list curtsey of Darren Adams:

   1. Accept / decline a calendar invite from the preview pane, and other calendar actions like checking your calendar. Nice.
   2. Mouse resizing of table columns, and dragging contents from one cell to another. And you can shift-click to create new columns and rows.
   3. Text tools on the tool bar – such as a colour picker and highlighter pen.
   4. A much-simpler and quicker method of inserting a URL or assigning a URL to selected text.
   5. You can now select a preference for unread e-mail – bold black or normal red.
   6. There’s some more roaming improvements, including roaming of the Notes workspace.
   7. Empty your Trash folder with a right-hand mouse click.
   8. Drag an e-mail onto the main or side-bar calendar to create a new calendar entry.
   9. Drag shortcuts and documents onto the open button and bookmark bar.
  10. Numerous archive improvements – a visual indicator that you’re looking at an archive, and a ‘Recently Archived’ folder shows you what you, errr, recently archived. It’s also easier to open an archived e-mail from the summary that remains in your main mail box.
  11. Append a vCard to your mail signature.
  12. Improvements to the process of creating a widget, including making a widget from a plugin. And you can look at widgets as a list in the side-bar.
  13. Add a Notes view as a search engine to the search bar (very nice and very useful).
  14. Add another web search engine to the search bar – for example, I just added dictionary.com.
  15. XPages support for the Notes client – I’d be lying if I said I fully understood it, but I’ve had a go and it works. The offline support means that you can create what looks and acts like a web application when used through a web browser, but then run it offline with the same look and feel in the Notes client with a single design.
  16. And there’s loads of new things in the Domino Administrator, on the Domino server itself, and in iNotes (like unread message count on folders).
  17. Last-minute addition – you can now set up to ten sender colours to distinguish e-mails from important people. Previously you could have just three. I wonder if this is a good idea – setting ten colours could be seen as going overboard, and may take the focus away from those few important people. Still, if you like a bit of colour in your life, here’s to the rainbow inbox.

Thai Version:
ในที่นี้ Lotus Notes version  8.5.1 ถึงแม้ว่าหลายๆจุดของโปรแกรมการใช้งานหรือลูกเล่นต่างๆจะได้ถูกพัฒนาขึ้นและได้จัดทำออกมา ยังช่วยให้ง่ายต่อการใช้งานอีก

หนึ่งสิ่งที่ผมชื่นชอบมากเป็น ก็มีเรื่องการสะกดคำผิด แบบอัตโนมัติ อย่างเช่น teh แำก้ไขอัตโนมัติ เป็น the เวลานี่ผมเองก็มีปัญหาเช่นเดียวกันกับการที่เข้าไปทำการแก้ไขข้อความหรือเนิ้อหาสาระสำคัญ
ใน Notes ก็ยังสามารถช่วยในการสะกดคำ แบบอัตโนมัติให้ถูกต้องอีกด้วย

    อย่างไรก็ตามแต่ ในที่นี้ที่จะพูดถึงหัวข้อต่างๆที่คุณ Darram Adams ได้กล่าวไว้(คุณดาร์แรม  อดัมส์)

1.  เราสามารถ ยอมรับ/ปฏิเสธไม่ยอมรับ ในส่วนของการเชื้อเชิญรายการที่แสดงเวลานัดหมาย (Calendar) จากหน้า Preview และในส่วนของตารางนัดหมายอื่นๆทีมีการเคลื่อนไหวอีกด้วย คล้ายกับ  ว่าคุณได้เช็ตตารางนัดหมายของตัวคุณไปด้วย
2.  ในแต่ละตารางหรือคอลั่มสามารถจัดขนาดได้ โดยที่ต้องลาก (drag) หัวข้อจากช่องแรกและช่องต่อๆไปและคุณเองยังจะสามารถยก shift-click ลงไปไว้ที่แถวหรือช่องหรือคอร์ลั่มใหม่ได้อีก
3.  เครื่องมือบน Tool Bar คุณสามารถกำหนดสีสรรค์ให้ได้เลือกใช้และยังเน้นข้อความด้วยปากกาได้อีกเช่นกัน
4.  มีสิ่งที่ง่ายมากว่านี้และมีวิํีธีการรวดเร็วกว่าที่จะแทรก URL หรือ การกำหนดงานหรือสิ่งที่มอบหมายใส่ไว้บน Text นั้นๆ
5.  คุณยังสามารถ เลือกที่และสมัครใจที่จะเลือกเมลที่ยังไม่ได้ถูกอ่าน โดยเน้นที่สีดำทึบ หรือ สีแดงทั่วไป
6.  ยังมี Roaming บางตัวที่พัฒนาหรือปรับปรุงและรวมถึงพื้นที่ในการทำงานของ Notes แล้ว
7. ในส่วนของขยะ Folder นั้นคุณสามารถทำให้ว่างเปล่าโดยคลิ๊กเม้าส์ที่ด้านขวาแล้วเลือกไปที่ Empty Trash อีกครั้ง
8.  สามารถลาก (drag) e-mail ไปบนตารางนัดหมายหลักซึ่งอยู่บนแถบ และส่งไปยังตารางนัดหมายใหม่ได้อีกด้วย
9.  ลาก (drag)ในส่วนของ shortcuts และพร้อมทั้งเอกสาร เปิดไปที่ปุ่มหรือแถบของ Bookmark
10. ได้มีการปรับปรุงในเรื่องในการเก็บเอกสารที่สำคัญ มากมาย คุณอาจเห็นได้จากดรรชนีเก็บเอกสาร ว่า folder ชื่อ " Recently Archived " จะแสดงให้คุณเห็นว่าคุณต้องการ ดูอะไรในเอกสารที่คุณทำมาเมื่อไม่นานมานี้เอง และยังง่ายแ่ก่การค้นหาที่จะเปิดอีเมลล์ที่สำคัญๆจากการ summaryไว้และยังมีส่วนทีเหลืออีกใน inbox ที่ยังไม่ได้เปิดอ่าน
11. ในส่วนของลายมือชื่อบนอีเมลล์ยังสามารถเชื่อมต่อกันกับ vCard ได้อีกด้วย

12. การพัฒนาในขั้นตอนและขบวนการสร้าง Widget และรวมถึงการสร้าง Widget จากการ plugin และคุณยังมองเห็นตัวของ Widget ขึ้นอยู่ด้านข้างของแถบ เครื่องมืออีกด้วย

13. ทัศนียภาพการมองเห็นหรือ viewในNotes ในการที่จะหาข้อมูล ได้จากแถบของ search เป็นประโยชน์และดูดีแก่การใช้งานมาก

14. สามารถลองใส่เวบอื่นๆในช่อง search และพร้อมที่จะค้นหาบนแถบเครื่องมือ ตัวอย่างเช่น " dictionary.com "เป็นต้น

15. Xpages ยังช่วยเหลือและสนับสนุน (Support)สำหรับตัว Notes Client,ผมเองไม่ต้องการเสแสร้ง ถ้าไม่เข้าใจอย่างถ่องแท้ แต่ผมเองเคยเข้าไปทำก็สามารถใช้การได้ แม้ว่าจะ Offline support เมื่อคุณผ่านเข้าไปใช้ในเว็บบราว์เซอร์ ก็ยังเข้าไปสร้างและดูการทำงานวิธีการบนเว็บ applicationได้ งานยังคงเดลื่อนตัวและลื่นไหลไปถึงแม้ว่าได้ทำการ Offline ซึ่งดูแล้วคล้ายว่าไม่ได้มีความแตกต่างกัน และรู้สึกว่าเป็นการทำงานที่ออกแบบเฉพาะบน Notes client.

16.  ยังมีสิ่งใหม่ๆที่ Loads ไว้ใน Domino Administrator บน server ของDomino เองและใน iNotes อีกด้วย(ลักษณะคล้ายข้อความใน Folder ที่ยังไม่ได้ถูกอ่าน)
17. ส่วนที่เพิ่มเติมอันสุดท้าย คุณสามารถสร้างสีสรรค์เป็นสิบๆ สี บนชื่อของผู้ส่งซึ่งจะทำให้เห็นความแตกต่างของ e-mails ที่สำคัญจากบุคคลต่างๆ
 ซึ่งก่อนหน้านี้มีเพียง 3 โทนสี ซึ่งผมเองก็ยังข้องใจถ้าเรามีไอเดียร์และสร้างขึ้นมา 10 สี จะมองไปแล้วสีสรรค์จะออกนอกพื้นที่มากไปหรือล้น
 และเราสามารถดึงเอาจุดที่สำคัญๆของแต่ละบุุคคลออกมา และถ้าคุณยังชอบที่จะปรับแต่งสีสรรค์ให้มีชีวิตชีวา 
ฉะนั้น ใน inbox ของคุณก็จะเปรียบเป็นเหมือนรุ้งกินน้ำ

Notes 8.5.1 announcement and Launch date

Tuesday was the big announcement day for 8.,5.1, Ed Brill did a brilliant job of blogging about how the day went over 4 separate Blogs.  Bit like reading a thriller story in 1 day.

The really big announcement is that from Now on the Domino Designer is free, yes anyone can down load it.  This is I think, a really good move on IBM's part as it will allow a class of people who have never even heard of Lotus Notes the chance to develop applications for Notes.

It will also help us Business Partners as it will increase the pool of skilled developers that are out there.  Its OK in the US and Europe there are a lots, but here in Asia, there are very few and most of them are ones that Business Partners have trained, so to have a new pool to choose from is great.

Darren Adams, has a very good blog entry on Notes 8.5.1 and I will steel some of his featuers of 8.5.1:

• Oodles of new features in the Lotus Notes client
• Lotus Traveler now supports the Apple iPhone
• Many improvements to Domino Designer, including new LotusScript and Java editors
• Significant improvements to the process of building composite applications
• Simplification of the licensing model, down to two Client Access Licenses (Messaging and Enterprise)
• Domino Designer is free
  

Tomorrow I will post a bigger list of 8.5.1 Features.

Thai Version
เมื่อวันอังคารที่ผ่านมานี้ Ed Brill ได้มีการแถลงข่าวใหญ่เรื่อง Lotus Notes ใน version 8.5.1 ไว้ได้อย่างดีเยี่ยมบน blog เกี่ยวกับและเค้าได้สร้างอีก 4 Blog ขึ้นมาตลอดทั้งวันและบรรจุอยู่ในข้อมูลข่าวสารในไอบีเอ็ม  คล้ายกับว่าเป็นเรื่องราวที่ตื่นเต้นภายใน 1 วันทีได้พบเจอมา
โดยแท้จริงๆแล้วการแถลงข่าวใหญ่ครั้งนี้ จุดหลักก็คือใครก็ได้สามารถเข้ามารับฟรีดาวน์โหลด ของตัว  Domino Designer

สิ่งนี้ผมคิดว่าดีมากๆสำหรับการย้ายขึ้นไปอยู่บนส่วนหนึ่งของ IBM และได้รับอนุญาติให้คนทั่วไปได้รับทราบหรือไม่เคยได้ยินเรื่อง Lotus Notes มาก่อนใน Class เรียน
และมีโอกาสที่จะได้พัฒนาโปรแกรมและรูปแบบการใช้งานบน Notes อีกด้วย
ซึ่งยังจะช่วยให้กิจการค้าของ Partner ทั้งหลายเติบโตขึ้นในกลุ่มของพวกเค้าเองและจะช่วยในเรื่องของการพัฒนาทักษะเมื่อเค้าเหล่านั้นออกสู่ภายนอกหรือพบลูกค้า

ในสหรัฐอเมริกาและในยุโรปนั้นมีมากมายแต่ส่วนในเอเชียของเรามีน้อยมาก และพวกเค้าเหล่านั้นส่วนใหญ่จะมีเพียง partner บางราย เท่านั้นที่ได้รับการฝึกอบรม ัดังนั้จึงเห็นได้ว่าจะมีกลุ่มสมาคมใหม่เกิดขึ้น เราสามารถคัดเลือกจากกลุ่มนั้นได้อย่างดีเยี่ยม

 Darren Adams  ได้จัดทำเวบ Blog ไว้เป็นอย่างดีมากและบรรจุเข้่าไปบน Notes 8.5.1

มีบาง Feature ที่อยู่ Notes 8.5.1 ดังนี้
มีลักษณะ Feature ที่โดดเด่นใหม่ ใน Lotus Notes Client
ส่วน Lotus Traveler ขณะนี้รองรับ (Support) กับ iPhone ของ Apple แล้ว
มีหลายอย่างที่ถูกปรับปรุงขึ้นบน Domino Designer และรวมถึงตัวใหม่ของ  LotusScript และตัวของ Java editor ด้วย

นอกจากนี้ไิอบีเอ็ม (IBM)ได้ให้ความสำคัญในการปรับปรุงรวมถึงขบวนการสร้างโปรแกรมการใช้งาน และทำให้มีความเข้าใจง่ายขึ้น  และไอบีเอ็มได้จัดทำใบอนุญาติสั่งซื้อ license แบบง่ายๆ เพราะทางเลือกของใบอนุญาติมีจำนวนน้อย แท้จริงแล้วมีเพียงสองส่วน (Massaging and Enterprise)
ส่วน Domino Designer รับได้ฟรีแน่นอน!

Customer Story using ContactPower for Contact Management

As the customer does not want his company name in Price I shall refer to his company as ABC.  They are one of our oldest Customers and have use CPP for a few years now.

I would first like to give you a brief explanation of the IT set-up and the business of company ABC prior to installation of ContactPower on the Lotus Notes Platform to give you a clear view on how savings of such a huge amount were achievable. 

Company ABC is in the garment manufacturing business. They have around 2,000 staff most being factory staff with a small percentage of about 100 office staff, of which the offices are spread around in various areas of the factory covering an area of around 3-4 km.

The entire product is produced for export and they had the need to communicate with their customers on a regular basis overseas. Prior to the installation of ContactPower they had been doing this through two internet email accounts shared among eighty users and apart from the email account it was done through faxes and many International Telephone calls. So they were incurring some large international phone bills. This was the first problem, which needed to be solved.
 

The next problem they had was communication within the company. As they were all so spreading out, there were a number of issues, which were a problem. Although they had a small Network which was set-up for a manufacturing application the network wasn’t really being utilised enough for internal communication. So when customers needed information as to where their order was in the production line it could take up to two days for the sales people to find out an answer for the customer. Other than this the method of sending memos to other departments would mean writing a memo, putting it into a memo tray and waiting till the runner picked up the memo to take it to another department.
 

Another problem they had was the labour intensity when receiving faxes and sharing information the process would work like this:
 

When the fax was received whether it was 1 page or 30 pages it would first need to be copied 5 times and then distributed to various people and departments around the organisation. This would then need to be filed in all the various places. This as well as being extremely labour intensive was also very costly. As you will see here below not including the cost of distribution which is quite difficult to quantify this is really very wasteful.

Cost based on Photocopying
Average Number of Copies per day		250
Cost Per Sheet		1.59
Cost Per day		398.40
Cost Per week		1,991.99
Cost per Month		8,631.94
Cost Per year		103,583.33
		Cost per page
Cost
Av Office Clerk Salary	10,000
Addition costs	15,000
Cost per min based on 37.5 hour working week	1.54	0.08
Seconds per copy	3
Paper		0.12
Rent		0.19
Service		0.4
Ink Cartridges Cost	4,840	0.81
Ink Cartridges yield	6,000

These costs are based on real figures given to us by Company ABC. You will see we have worked out the average cost per copy and multiplied that by the amount of pages they were needing to copy from received faxes per day. As you can see based on a year this mounts up. But that is not all simply receiving the fax also costs money. See below:

Cost of Received Faxes
Ave Number of faxes Received per day		50
Cost Per Sheet		2.09
Cost Per day		104.71
Cost Per week		523.56
Cost per Month		2,268.74
Cost Per year		27,224.89
		Cost Per page
Paper Cost	1,900	0.42
Paper Yield	4,500
Ink Cartridges Cost	1,672	1.67
Ink Cartridges yield	1,000

This gives an additional cost so the two together just on the basic costs of receiving faxes was costing them 130,000 Baht per year and amounting to 392,000 Baht over 3 years.

I have also made some calculations here for sending faxes.

Cost of Sent Faxes
Ave Number of faxes sent per day		50
Cost Per Sheet		0.63
Cost Per day		31.64
Cost Per week		158.21
Cost per Month		685.56
Cost Per year		8,226.67
		Cost Per page
Costs
Av Office Clerk Salary	10,000
Addition costs	15,000
Paper printed for fax		0.12
Cost per min based on 37.5 hour working week	1.54	0.51
Seconds to send text fax	20

This is based on the use of a standard fax machine and bearing in mind how long it takes to send a one-page fax. Based on 50 Faxes per day which would be quite normal for Company ABC and not taking into account the call charges or time spent while waiting for a connection they are the sort of costs incurred in time spent standing in front of a fax machine rather than carrying out more important tasks. Just think the sort of amounts of time which may be spent sending out marketing type of information which is sent to the masses imagine a two page fax to be sent to 2,000 companies. This kind of thing, which was quite common, was not taken into account in these figures although this was done on various occasions. 
The decision to use ContactPower on the Lotus Notes Platform 

 
So ContactPower seemed like the right choice. Firstly they would need improved methods of communication across international boarders. Secondly better communication within company ABC itself, they needed up to the minute information on their production processes and a better method to share information and cut costs.

How could ContactPower do this?

With the implementation of ContactPower, the Plan was to give all office staff email for use both internally and through the Internet. An electronic fax system would also be implemented in the form of the ExtraFax Server and initially two Notes applications. Firstly a Production Tracking System so as to give the sales staff and management up to the minute information on where orders were in the production system and be alerted of any problems and Secondly a contact management system with the idea to help share information and quickly be able to acquire any information related to a customer or supplier.

The investment

To be able to achieve what they wanted, it needs to be an initial investment of around 1 million Baht. This would be needed for purchasing hardware upgrading the network and all the software required.

The savings

The initial cost to implementing their new system including hardware, network improvements and software was 1,000,000 Baht. The savings were not immediate. It took two months before company ABC started to see the savings and not till 7 months later that those savings would really take off. This is because firstly it took a little while to really start using the system to its full potential and secondly it meant working in conjunction with the Comware consultants and the Company ABC management to ensure that the system was being used in the right way. The more obvious it became to company ABC on the savings the more investment they made in their IT infrastructure, although they were making further investment after 17 months they had paid for all the investment they had made at that stage and continued to make savings. The total Investment ended up at 2,000,000 Baht, including servers, Network expansion, leased lines and of course software.

How were these savings achievable?

• Reduced Costs
• Phone
• Stationary
• Rented Copiers
• Staff
• Phone Bills

Probably the most easily quantifiable and most immediate to notice savings were the reduced cost Company ABC had in their telephone bills. The bills dropoed from an average of 120,000 Baht in the 6 months prior to implementation to 40,000 1 year later.

This was not immediately easy to achieve maximum savings in this area. Firstly staff had to change their way of working. Internet email was now available to all members of staff with a PC and the use of it had to become the preferred way of working over both fax and phone wherever possible. Close management for the first couple of months helped this along.
Even where faxes were still being sent connection times were far less in certain cases due to faster connection speeds rather than the slow connection of the fax machine of 14.4 Kbps.

Stationary 

Good savings were also made in this area. Although we have not been able to get any details in this area, you will see from the expenses incurred above prior to installation the sort of savings in this area. Fax Machines were no longer needed as all faxes were routed straight through the new Fax Server. This meant where as before to send a fax they would first need to print the fax out then go through the process of faxing they could now send the fax directly from their Notes client. Also when faxes were received they no longer needed to be copied and distributed but a link merely sent to the respective people.

Savings were also made on stationary where better availability of information relating to customers and suppliers was now available in their Contact Management system. Prior to the installation this information was scattered all around the organisation in filing and on PCs very often information would need to be reprinted due to incorrect filing or loss.
Rented Copiers

Due to less need to copy information Company ABC were able to reduce Photocopiers shared across the organisation by two. These had an overall rental and service cost of 15,000 Baht per month per machine so this meant with the implementation of Notes along with the Comware applications they had savings of 30,000 Baht per month in this area alone.

Staff

The savings here were not immediately noticeable in terms of money. This could only be noticed when staff eventually left the company, however when this happened it was found that due to greater productivity and efficiency through the use of the Production Tracking System and Contact Management System they didn’t have the need to replace staff who had left and in the long term this saved them more than 60,000 Baht per month.
With the Production tracking system there was no more running around that needed to be done trying to find out the status of any particular job. All the information was now directly to hand. The same was apparent with the Contact Management System that customer and supplier related documents were now far more available and Sales staff were now able to work on the same documents in a far more effective manner.

Benefits as a result of the entire system

• Increased Productivity
• Better Customer Service
• A cost savings in excess of 200,000 Baht per month
• Reduced time to market

Further Developments
 

With the benefits reaped in since they have started up their new way of working, Company ABC have Looked to Comware for the development of further systems which have included: Human Resources Management, Stationary Inventory System and Quotation System which has enabled them to carry out quotes which they would never have considered before because of the time involved. Before they would have had to seriously consider which jobs were of the most value and were most likely to develop and quote on those only. Now what would have taken a day before now takes less than an hour. 

This was all done a few years ago, when the Customer was using Notes 4.5, They have upgraded over teh years and are now on 6.5.  We are talking to them about further savings by the upgrade to Notes 8.5.x