I didn't know Notes could do that

Below are some tips about how to use Notes and how to do things in a way that you might not know..  Please try them out and let me know what you think.

A)  Ok the 1st one is not really a Notes trick it works with every application that I have tried, its part of Windows.  If you are doing something and say paste the wrong picture and want to un do it you would normally go to edit and click on Undo.  That actually takes a long time try this  Hold the "CTRL"key down and press the letter "Z".  This works for as many times as you application has undo.

B)  If you are in an Notes application and wish to send several link to someone you don't have to copy each one individually.  Just select the documents you want (tick in the left hand selection are in all Notes applications) select as many as you want they don't need to be next to each other. 

Now there are 3 ways of achieving this:

1)  Go to Edit then Select Copy as and finally select Table.
2)  Right click in the view and choose "Copy Selected as Table"
3)  click on the "Copy Selected as Table" toolbar icon.  The icon looks like 1 spreadsheet on top of another

Now go to your e-mail (assuming that you wish to send these documents as an e-mail document) and simply past to the appropriate point in the e-mail.  You will now see a table that has document link in as well as the maid column headers.  These even works if you want to copy into a spreadsheet.  Try it its great.


C)  To Increase/Decrease font size in a document.  Highlight text and then press F2 to increase and Shift F2 to decrease

D)  To Convert text to be a bullet list.  Select text and then press Alt (and hold) + "T", then "l"and then "L" as 2nd time

E)  To Indent and out dent.  Select text and press F8 to indent the text and Shift F8 to outdent.

F)  On of the things I see a lot is that people launch attachments when all they want to do is just have a quick look.  So rather then Open" try "View"  its much quicker and allows you to view the document with out open the application that created it.

G) Did you know that you can drop and drop files from the Windows file manager into any Notes Rich Text field, including mail.  This can be a real time saver.

Ok that's it for today, please try these and they will save you time and make using Notes just that bit easier.
Pictuers were created by Alan Lepofsky. 

I will post more tips soon.

Thai Version

ตามด้านล่างนี้จะเป็นการบอกเคล็ดลับสำหรับวิธีการใช้ Notes และและำอย่างไรในบางอย่างที่คุณยังไม่ทราบ
ได้โปรดนำออกมาใช้นะครับและโปรดแจ้งให้ผมได้ทราบว่าพวกท่านคิดอย่างไรครับ?

1. อย่างแรกเลยก็คงจะไม่ใช้เทคนิคของ การใช้งานบน Notes เลยทีเดียว เนื่องจาก ทุก application ที่ผมได้พยามดูมา ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Windows
แต่ถ้าคุณคิดจะทำอะไรสักอย่างลงไปแล้วเกิดเลือกรูปผิดพลาดไป และต้องการที่จะยกเลิกเสีย ( undo) คุณก็สามารถไปตามปกติคือไปที่ " edit " แล้วเลือกที่ undo typing

แต่จริงๆแล้วก้ใช้เวลานาน ลองดูอันนี้นะครับ กดปุ่ม  " CTRL"ปุ่มจะอยู่ด้านล่างแล้ว ค้างไว้ และกดตัวอักษร " Z" ด้วยพร้อมกัน จะสามารถทำ undo ได้หลายๆครั้งบน application นี้
2. ถ้าคุณได้เข้ามาใช้ใน application ของ Notes แล้ว  และประสงค์ที่จะส่ง Link หลายรูปแบบถึงใครสักคน โดยที่ไม่ต้องคัดลอก(Copy)ไปมาซึ่งกันและกัน
เพียงแต่เลือกเอกสารที่คุณต้องการ(Tick) คลิกไปเลือกสิ่งที่ต้องการด้านซ้ายมือทั้งหมดนี้จะอยู่ในโปรแกรมการใช้งาน Application ของ Notes นั่นเอง
คุณสามารถเลือกได้สุดแท้แต่ที่จะเลือก โดยไม่ต้องไปที่หน้าอื่นอีก

ขณะนี้ มี อยู่ 3 ทางที่เราสามารถที่จะทำให้เกิดผลสำเร็จ
1. ไปที่ edit จากนั้นเลือก "Copy As" ท้ายสุดไปเลือกที่ตารางรายการ
2. คลิ๊กขวาดูที่เลือกเอาไว้ " Copy Selected as Table"
3. คลิ๊กไปบนคำว่า " Copy Selected as Table" บนแถบเครื่องมือ จะเห็นว่ามีตารางขึ้นมาคล้าย spreadsheet อยู่ด้านบน

ไปที่ email ของคุณ และเข้าใจว่าคุณต้องการที่จะส่งเอกสารโดยผ่าน email และต้องการให้ผ่านไปโดยง่ายตามวัตถุประสงค์ในการส่ง
คุณจะมองเห็นตารางที่มีเอกสารอยุ๋ในและเห็นด้านบนหัวกระดาษที่ทำเอาไว้ก่อน งานทั้งหมดนี้ถ้าต้องการคัดลอกไปยัง spreadsheet

 ลองทำดูนะครับ

 4. การเพิ่ม/การลดขนาดของตัวอักษรในเอกสาร Highlight ไปที่เนื้อหาหรือข้อความ จากนั้นกดปุ่ม F2 ที่จะเพิ่มขนาดของตัวอักษร และกด Shift F2 เพื่อลดขนาดลงไป
 5. ถ้าต้องการที่จะแปลงเนื้อหาให้ไปอยู่ในรายการสัญลักษณ์ (bullet) เข้าไปเลือกที่เนื้อหาหรือข้อความ จากนั้นค่อย กด Alt  และค้างเอาไว้และตามด้วย " T" จากนั้นเลือกที่ "I" และเลือก " L" ตกลง เลือกอีก  2 ครั้ง
6. ถ้าต้องการจะย่อหน้า/และยกเลิกย่อหน้าออก  เลือกที่เนื้อหาหรือข้อความแล้วกดที่ F8 เพื่อจะย่อหน้า และกด  shift F8 เพื่อจะยกเลิกย่อหน้า
7. บางอย่างที่ผมเห็นผู้คนส่วนมากมักส่ง attachments ออกไป เมื่อพวกเค้าต้องการที่จะส่งให้ได้และเปิดดูด้วยความรวดเร็ว  เปิด ใน " Open " หรือใน "View" :7 ซึ่งจะเร็วกว่ามาก และได้รับอนุญาติให้ได้เห็นเอกสาร(view)และไม่ต้องเข้าไปเปิดในเอกสารหรือใน Application ที่สร้างเอาไว้
8. คุณทราบหรือไม่ว่า คุณสามารถทิ้งหรือปล่อย file จาก Window file Manager มาไว้ยังตัวไหนก็ได้ใน Notes Rich Text File และรวมถึง Mail ด้วย และตัว server ก็ใช้เวลาที่เป็นจริงด้วย

เอาล่ะ..สำหรับวันนี้ ช่วยกรูณาทดสอบสิ่งที่ผมได้ให้มาซึ่งจะช่วยคุณได้ประหยัีดเวลาและเข้าใจในการใช้ Notes ได้ง่ายขึ้นบ้างเล็กน้อย
เร็วๆนี้ ผมจะกลับมา post เคล็ดลับให้มากว่านี้อีกครั้งครับ!

What wrong with Social Networking for Business?

When individuals use social media such as Facebook, Hi 5 and Twitter they are posting things about them selves, remember that most of the users if this stuff are under 30. So they are telling there friends (mostly) that they are packing top go on holiday or have just listened to a song.  This content only has any value to people who know the person, it has zero value to you and me.

Now companies are trying to extract value out of social communication to link communities together within there companies.  In my view most companies do not have staff that are actually capable of using this sort of software.  Lets face it 1% of the internet population contribute 90% of its content.  Only 24.7% of the world population are Internet users, yes some countries have achieved 80% penetration, but they are small rich countries, where its easy to get Internet everywhere.  Look at Europe where only 50% of the population are able use the Internet. 

Even within the user population many people only use it to send and receive mail and may be read an internet newspaper. 

I believe that social networking will be many many years before it is viable within a company, this is because:-

1)  Many people within a company do not yet use social networking at home so don't understand the concept.
2)  They are not comfortable with using a computer to share there work knowledge, this is especially true in Asia.
3)  The tools that are provided by companies are very crude and not that user friendly.
4)  The company its self does not understand what knowledge it needs to share and with whom.

Just putting up a Wiki does not mean that people will contribute to it.  The company has to build a culture of sharing information and not keeping it secret.  Just as in the 90's companies re engineered their process to deal with using e-mail and other corporate computer applications.  Now almost 20 years on we need to re-engineer the entire company process so that there is a focus on using internal applications that allow you to share information.

I think that a good place to start is the companies contacts, not just its customers, but its suppliers and also its information providers,  Generally in a company The sales people will have there own data for there customers, the accounts depart will also have its own as will other departments.  If you can get all this information in to a single place and so that all staff can look at what is transpiring between companies and there suppliers, customers and prospects.  Then you will achieve a significant impact on the way that company works.

One product you can look at is ContactPower from Evergreen Comware, it allows the sharing of all this information across the company.

Think about it.

Thai Version

อะไรบ้างที่เกิดการผิดพลาดในสังคมธุรกิจระบบเครือข่าย(Networking)
เมื่อบุุคลทั่วไปได้เข้าไปใช้งานโดยผ่าน Media ต่างๆ เช่น Facebook  hi5, และ Twitter ทุกคนล้วนแล้วแต่ต้องการเข้าไป Post ด้วยตัวของเขาหล่านั้นเอง
จำได้ว่าพวกเค้าเหล่านั้นสามารถที่จะ stuffได้น้อยกว่า 30
ดังนั้นพวกเค้าเหล่านั้นจะกลับไปบอกเพื่อนๆอีกมาก ซึ่งพวกเค้ากำลังจะเ็ก็บของสัมภาระเพื่อไปพักผ่อน หรือเพียงอยากจะฟังเพลง
ส่วนเนื้อหาสาระสำคัญย่อมมีมูลค่าต่อคนหมู่มาก และอาจมีค่าเป็นศูนย์ทั้งคุณและผมได้
ขณะที่หลายๆบริษัทพยามที่จะดึงและคุณค่าของสังคมออกมาในรู้การสื่อสาร แล้วนำมาเชื่อมต่อเข้าด้วยกันภายในบริษัทที่มีอยู่นั้นๆ
ในทัศนะคติของผมแล้วหลายๆบริษัทส่วนมาก  แท้จริงแล้วไม่มีพนักงานคนใดจะมีประสิทธิภาพในการแบ่งชนิดของ software ไ้ด้ ,
1% สำหรับประชากรที่มองรูปลักษณ์ของ Internet ที่เหลื่อ 90%มีส่วนช่วยเหลือสนับสนุนในเนื้อหาสาระ  ส่วนเพียง 24.7%ในโลกของประชากรที่ใช้ Internet
 ในบางประเทศสามารถบรรลุเป้าหมาย (Achieved)ได้ถึง 80%  แต่ก็เป็นประเทศเล็กๆที่ร่ำรวย แล้วจะมีสถานที่ใดบ้างที่จะสามารถมี internet ได้ทุกที่
เมื่อมองไปที่สหภาพยุโรปมีเพียง 50% ของประชากรทั้งหมดที่ใช้ Internet ถึงแม้ว่าจำนวนประชาชนไม่น้อยในจำนวนประชากรที่จะใช้การรับ-ส่ง email และบางคนอาจจะต้องการอ่านหนังสือพิมพ์บน Internet ด้วยก็ได้

    ผมเชื่อว่าสังคมในวงการ Network ที่ผ่านมาหลายๆปีสามารถที่จะประสบผลสำเร็จได้ภายในองค์กรของบริษัท ก็เพราะว่า

ผู้คนจำนวนมากและส่วนมากยังไม่เคยใช้ Network ที่บ้านและยังขาดความคิดและไม่ข้าใจ
พวกคนเหล่านั้นไม่ได้รับความสะดวกสบายในการที่จะใช้คอมพิวเตอร์่วมกันในการ share ข้อมูลและข่าวสารร่วมกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งในแถบเอเซีย
การจัดหาเครื่องไม้เครื่องมือจากบริษัทนั้นก็ยังไม่พัฒนา (Crude)และผู้ใช้งานเองก็ยังใช้งานแบบไม่เป็นกันเองอีกด้วย
บางบริษัทยังขาดความเข้าใจว่าอะไรคือการทำงานที่ต้อง share และต้องเกี่ยวกับใครบ้าง

บริษัทควรจะสร้างค่านิยมและความเชื่อในการที่จะ share ความรู้และข่าวสารและไม่ควรเก็บไว้เป็นความลับ  มีเพียง 90กว่า บริษัทที่ปรับเปลี่ยนโครงสร้างและขั้นตอนเพื่อที่จะเชื่อมต่ิิอกับผู้ที่ใช้อีเมลล์และการใช้งานต่างๆ สำหรับ บริษัทอื่นๆที่เป็น Corporate อีกด้วย
เกือบจะ 20 ปีแล้วที่เราต้องการปรับโครงสร้าง ขั้นตอน และการเดินเนินการ และจะต้องมี Point หลักที่สำคัญที่จะใช้ application ภายในองค์กร ต่างต้องได้รับการอนุญาติที่จะแบ่งปันข่าวสารและข้อมูลด้วย
ผมคิดว่าถ้าเป็นโอกาสที่ดีที่จะเริ่มช่องทางการติดต่อกับหลากหลายบริษัท ไม่เพียงแต่ลูกค้าเท่านั้น แต่ผู้ผลิตหรือ supplier เองควรที่จัดเตรียมหาข้อมูลด้วย
บริษัืืืทโดยทั่วๆไปแล้วผู้ที่เป็นพนักงานขาย หรือ Sales มักจะเก็บข้อมูลและ data ต่างๆของลูกค้าไว้อยู่แล้ว เช่นเดียวกันกับฝ่ายบัญชีที่ควรจะมีเก็บเอาไว้เป็นของตนเองและไปยังแผนกอื่นๆด้วยอีก
ถ้าคุณสามารถนำเอาข้อมูลข่าวสารทั้งหมดนำมาไว้ในพื้นที่เฉพาะคน ดังนั้นพนักงานทั้งหมดจะสามารถมองเห็นในสิ่งที่ถูกเปิดเผย ระหว่างหลายๆ บริษัท และผู้ผลิต supplier และลูกค้าที่คาดหวัง
หลังจากนั้นคุณก็จะ achieve ในสิ่งที่สำคัญและมีความหมายถึงผลกระทบจะเดินทางไปยังบริษัทนั้นๆ
    หนึ่งในผลิตภัณฑ์ของบริษัท เอเวอร์กรีน คอมแวร์ ชื่อ "ContactPower" ได้อนุญาติให้ไ้ด้ทำการ share ข้อมูลข่าวสารทั้งหลายข้ามไปยังบริษัทอื่นได้อีกด้วย

คิดดูนะครับ!

How recent contacts works

The following article appeared on the Lotus developers Web Blog.  It gives you a really good idea how recent contacts works.  If you don't know what recent contacts are, open your Notes address book and the 1st heading you will see is recent contacts.

Here are some details  on how Recent contacts works. Think of it more like "Frequent Contacts."

Philippe encounters "Recent Contacts" in 2 ways:
1. The order of names he sees in his type-ahead when he addresses email
2. in his "Recent Contacts" view in his personal contacts (Address book)

After he sends an e-mail or closes an e-mail after reading it, Notes stores the sender's or recipients' information and uses it to determine the order for his type-ahead drop-down. Contacts that he sends or receives e-mail from more frequently will appear higher on the type-ahead drop-down list. If he saves his chat transcripts to his mailfile, then the names of those people are added when he saves the chat.

This means that if he sends one mail to "John Banks" today, but that yesterday he sent 10 mails to "John Lance", that John Lance will appear higher in the list, as shown in the screenshot below (even tho the John Banks was actually more recent.)

We agonized of wording (and how the feature actually worked etc)  and started with "Recent Contacts"  -- I wish we'd gone with "Frequent contacts" but I don't think it's worth the cost of changing (and translating) at this point, because (I hope at least) that in many cases, if someone is frequent enough, then they are also "recent" and the details of all of this are transparent to folks like Philippe.

Anyway, the maximum number of people that Philippe can have in his Recent Contacts is 3000. His administrator can change the maximum number of contacts allowed with the Notes.ini  DPAB_MAX_DIP_TABLE_SIZE=1

How's that for a completely cryptic ini variable! Let me explain:

DPAB,or “Dynamic Personal Address Book”, is a repository of recently seen high value contacts. It is represented in the use's Personal Contacts as Recent Contacts.

DIP,or “Dynamic Interest Profiler”, controls the weighting that determines the order of the type-ahead drop down list in Local Contacts and the Search Directory.  This weighting represents the user's relationship to a person.  It is based on the number of times the user sends and receives mail from that person, either as a To or CopyTo recipient. The DIP weighting is not visible to the user.

User Summary
The DPAB/DIP starts processing the names on unread mail when the mail is closed.  The DPAB/DIP does not process mail from the preview pane unless the user has selected to mark documents viewed in preview as READ.  The processing is also done when the user sends mail.

Processing is done in background queues so as to not disrupt the user.  It  collects the list of names and queues up that list for DIP weighting.

Next the names that are new to the DIP list are queued up to be added to the user's Recent Contacts. For each new recent contact, a new Recent Contact record is created. This record is created from the server contact when that can be found.  If it cannot be found, the Recent Contact record is still created but it  only contains the information that was available from the mail.  A special case is made for Groups.  The Group Recent Contact only contains a stub record with no members. It was felt that information in the Recent Contact group record was more likely to be obsolete than the content of a Person record.  The members of the group will be retrieved from the server copy of  the group record when they are needed.

The information in Recent Contacts is updated from the server contact information once every seven days.  

The Recent Contacts and their weighting value are used when creating the type-ahead drop down list. The names displayed in both the Local Contact type-ahead drop down and the Search Directory drop down are sorted by 'weight', and not alphabetically, either by first or last name.  Weight means how often a person or group has appeared in message address fields.

The Wikipedia Myth - Enterprise 2.0 Knowledge Management

This is one of the best documents I have seen on this subject. Everyone is talking about Web 2.0 and how its going to save the world. I have been saying for as long as Web 2.0 has been around, that its not as simple as that, its just a tool and you have to successfully be able to build that into your business. Most companies fail at it, so far.

Social networking works for individuals when they are not working cause they are generally sharing rubbish, not something important.  After all when was the last time that you got anything important or worth while from Facebook, Linkedin or Hi5.

Here in Asia people actually don't want to share information cause they feel that it is giving away some of their power after all knowledge is power.

So if any company in this part of the world thinks that it can create knowledge sharing using Web 2.0 they are so wrong.  It means a complete re engineering of the business to make it happen and I just don't see that happening here anytime soon.

What do you think?

The Wikipedia Myth - Enterprise 2.0 Knowledge Management

View more documents from T-Systems Multimedia Solutions.

Thai Version

    สิ่งนี้เป็นเอกสารที่เหมาะสมอย่างมาก ผมได้อ่านในหัวข้อแล้ว คนส่วนใหญ่มักพูดถึง Web 2.0 และมีวิธีการอย่างไรที่จะ Save สภาวะโลกได้
สิ่งที่ได้เคยผมพูดไปแล้วนั้นตราบใดที่ Web 2.0 ยังมีอยู่รอบๆ และไม่ง่ายอย่างทีเป็น เพียงแต่คุณมี Tool หรือมีวิธีการต่างๆ ที่ดีและยังจะสามารถสร้างความสำเร็จให้กับธุรกิจของคุณเองได้
 หลายๆบริษัทล้มเหลวทั้งนั้นจนมาถึงทุกวันนี้
    ในสังคมของส่วนบุุคคลอีกหลายๆคน ที่ต้องทำงานบน Network เมื่อพวกเค้าเหล่านั้นโดยทั่วไปแล้วไม่ได้ทำงานอันจะก่อให้เกิดความไร้สาระ(ขยะ) จะไม่มีสิ่งไหนที่สำคัญเลย
ทั้งหลายทั้งปวงที่ผ่านไปเมื่อครั้งที่แล้วคุณไม่สามารถเก็บสิ่งสำคัญไว้ได้ หรือคุณค่า จาก Facebook หรือ  Linkedin หรือ Hi5
พลเมืองของคนเอเชียส่วนใหญ่ไม่ค่อยจะชอบแบ่งปันหรือ Share ข้อมูลที่จะก่อให้เกิดความรู้สึกเป็นในทางอื่น มีอย่างอื่นอาจมีอิทธิพล (Power) หลังจากที่ได้รับความเข้าใจไปแล้ว
    ดังนั้นถ้าจะมีบริษัทไหนในชิ้นส่วนของโลกใบนี้ ที่คิดว่าสามารถที่จะสร้างสรรค์ความรู้ความสามารถบน Web 2.0   และแบ่งปันกันใช้ ซึ่งพวกเค้าเหล่านั้นได้ทำไม่ถูกต้อง
หมายความว่าระบบโครงสร้างที่ถูกปรับขึ้นใหม่ต้องสมบูรณ์ของในธุรกิจ และต้องทำให้เกิดขึ้นให้ได้่ แต่ตอนนี้ผมยังมองไม่เห็นทีท่าว่าจะมีอะไรเกิดขึ้น ไม่ว่าจะเวลาไหนหรือเวลาอันใกล้ๆนี้

แล้วคุณคิดว่าอย่างไรครับ?

Notes wins big

I see in Computerworld that US Bank has select Notes and is throwing out Exchange.

They will convert all 58,000 users to Notes 8.5, and adding Sametime, Quciker and Connections.   They will have the migration done by 2010, that's quick.  I know 1 large international supermarket chain, that 4 years down the road, is still trying to convert 3,000 users from Notes to Exchange.  There bill for new hardware is massive, but the bill to replace the Notes software applications that they were running runs into millions and I don't mean Baht.

Companies get blinded to the fact that the MS platform, is very hardware hungry  and only does e-mail.  If you want to add on to that IM, applications, collaboration and work flow.  You have to purchase much new server software, such as Sharepoint, SQL server and others.  All this to do what you can do with 2 Domino servers, 1 for Notes and 1 for Sametime.  Remember that the cost of Sametime IM is included in the Notes cost. 

Look at the costs involved of a migration from Notes to Exchange.  Then look at the other way around.  Its just so much cheaper to move from Exchange to Notes.

Oh by the way Exchange, sharepoint etc. do not have any built in workflow.  Notes does, right out the box there is workflow there.

Some other really big companies have moved to Notes 8.5 including HSBC Bank and Colgate-Palmolive and now US Bank.  There will be many more as IT managers stop listening to Richmond's, blatant lies and actually start doing there job and look at the FULL costs of the platform.

Like todays picture?

End of support anounced for Notes 6.5 and Notes 7

IBM has anounced that they will end sales and support for Domino/Notes 7 product line as defined below:

15th October 2009    IBM Lotus® Notes/Domino V7.0.0, V7.0.1, V7.0.2
14th April 2011         IBM Lotus Notes/Domino V7.0.3, V7.0.4

Whilst this may see a bit quick, it should be noted that Notes/Domino 7 originally shipped in September, 2005. The 7.x code stream has become the least-prevalent version of Notes/Domino active in market today (8.x is the majority/most prevalent, followed by 6.5, followed by 7).  The vast majority of customers are upgrading to Notes 8.5.x code stream because of the large savings that they can make. 

It has been reported that companies that have installed 8.5.x and implemented DAOS are making savings of between 30% and 70% of the storage space.
Notes 8.5.x is a major costs saver form companies with lots of users.  For instance the use of  DAOS (Domino Attachment and Object Service).  Basically if you send an e-mail with a 5 Mb attachment to 10 people, rather than store a copy of that attachment 10 times the Domino server will store it once.  Thus saving 95% of the storage space.  Multiply this by 500 users and you will see that the saving are substantial.

It has been report that companies that have installed 8.5.x and implemented DAOS are making savings of between 30% and 70% of the storage space.  To put it another way, if you have 500 users and you make only a 12 meg space saving per user this will add up to 6 Gb of disk space saved.  That is a very serious saving.

It does appear to me that companies in SE Asia are reluctant to upgrade, I know of several quite substantial companies in Thailand that are are still on the Notes 5 and 6 code streams.  Even telling them the savings that they could make does not make them want to upgrade.  Notes 5 is a very old product going back to 2000, so that will make it 10 years old in 2010.  How many companies are running 10 year old MS products and have them function correctly today????

I find this strange as western companies do tend to do it, I wish that someone can enlighten me as to why this happens.

Thai Version
IBM ได้มีประกาศแจ้งให้ทราบว่าจะยกเลิการ ขาย และ support สำหรับ Domino/Notes 7 และได้ชี้แจงไว้ชัดเจนดังต่อไปนี้

วันที่ 15 ตุลาคม  2009   สำหรับ IBM Lotus® Notes/Domino V7.0.0, V7.0.1, V7.0.2
วันที่ 14 เมษายน 2011   สำหรับ IBM Lotus Notes/Domino V7.0.3, V7.0.4

ขณะที่ได้อ่านแบบรวดเร็วนั้น ควรที่จะได้มีการบันทึก Notes/Domino 7 ลงไปตั้งแต่ต้นฉบับแรกได้เิดินทางเข้ามาเมื่อเดือน กันยายน 2005
์จะเห็นได้ว่า Notes ฉบับ  7.xx code steam /Notes/Domino  ในตลาดจะพบได้น้อยมาก (ที่เจอมาส่วนใหญ่จะใช้ Notes 8.5x เสียมากว่า ตามด้วย 6.5 และตามด้วย 7)
    ความยิ่งใหญ่ของตัว 8.5.x code stream ที่ลูกค้าได้ทำการติดตั้งไปแล้วนั้นมันสามารถเก็บบันทึกข้อมูลไ้ด้มาก
เคยมีรายงานมาจากหลายๆ บริษัทว่าเมื่อทำการติดตั้ง  Notes 8.5x และรวมถึงการ Implemented DAOS (Domino Attachment and Object Service)ซึ่งจะ save ได้ถึงระหว่าง30% และ 70% ของพื้นที่ในการเก็บข้อมูล
    ใน Notes 8.5x ราคาส่วนใหญ่จะมาจากหลายๆ บริษัททีมีผู้ใช้จำนวนมาก สำหรับกรณีที่ใช้ Domino Attachment and Object Service ( DAOS)
โดยพื้นฐานทั่วไปแล้ว ถ้าคุณส่ง email และต้องมีเอกสารแนบไปด้วย 5 mb. ต่อจำนวน 10 user , ค่อนข้างที่จะเก็บข้อมูลและสำเนาไฟล์ลที่แนบไปได้ถึง 10 ครั้ง และที่ตัว Domino server เองก็จะเก็บข้อมูลไว้ให้อีกครั้งหนึ่ง
ดังนั้นจะเห็นได้ว่า 95% ที่จะสามารถเก็บข้อมูลไว้ได้ใน พื้นที่ของ storage และยังทวีคูณขึ้นเรื่อยๆ ผู้ใช้งานตั้งแต่ 500 user ขึ้นไปและคุณก็จะเห็นได้ว่ามีส่วนสำคัญที่จะประหยัดได้
    หลายๆบริษัทที่เคยรายงานเข้ามาเี่กี่ยวกับการติดตั้ง 8.5x และรวมถึงการ Implemented DAOS (Domino Attachment and Object Service) ซึ่งจะ save ได้ถึงระหว่าง30% และ 70% ของพื้นที่ในการเก็บข้อมูล
    มีอีกทางหนึ่งซึ่งได้จัดวางไว้ถ้าคุณมีจำนวนผู้ใช้งาน (user) จำนวน 500 และคุณสามารถให้พื้นที่คนละ 12mb. ก็จะให้เนื้อที่ประมาณ 6 GB. ที่ในการเก็บ ซึ่งจะมีผลเสี่ยงอย่างมากเลยทีเดียว
และดูเหมือนว่า ผมและหลายๆบริษัทใน Southeast Asia ไม่เห็นด้วยกับการที่จะupgrade ผมทราบว่าอีกหลายๆบริษัทที่อยู่ในประเทศไทยนี้ก็ยังคงนิ่งเฉยและมีแนวโน้มที่ยังคงจะใช้ Notes 5 และ 6 code stream อย่างเหนียวแน่น
ถึงแม้ว่าจะบอกกับพวกคนเหล่านั้นว่าสามารถประหยัดได้แต่ไม่สามารถ upgrade ได้ Notes 5 เป็นผลิตภัณฑ์ที่ที่มีอายุมากแล้วเมื่อย้อนกลับไปในปี 2000 , และพวกเค้าจะมีอายุครบ 10 ปี ในปี ค.ศ. 2010 นี้. จะมีอีกสักกี่บริษัทที่จะใช้ผลิตภัณฑ์ของ MS ต่อเนื่องกันได้ถึง 10 ปีและมี function ที่ครบสมบูรณ์แบบมาจนถึงทุกวันนี้
    ผมค้นพบหลายๆ บริษัทในยุโรปก็แปลกใจอยู่ดีทีมีแนวโน้มเป็นอย่างนี้ ผมเองก็ประสงค์ที่จะให้ใครสักคนมาให้ความรู้และทำความเข้าใจมากขึ้น ว่าทำไมจึงเป็นเช่นนี้ได้

Notes Value for Money

A recent survey done by MS and IBM Business partner Applicable.  Thanks to Ed Brill for the details of this survey.  They have looked at the total cost of ownership of messaging systems.  In fact there are 2 surveys, 1 looks at high availability servers, ie clustered.  The 2nd looks at the cost of adding instant messaging and/or collaborative applications to a basic mail environment.  The assumption is that everyone has a basic mail system anyway.  Not sure that this is a valid assumption in SE Asia.

Anyway to cut a long story short they have found that since Notes 7 IBM Lotus Notes/Domino is far cheaper to acquire, operate, and maintain.  Applicable finds that "IBM Solutions are up to 52% cheaper based on Infrastructure costs and subsequent user support costs." (That's without the Office license costs)  In the category of adding advanced collaboration, Applicable finds that "IBM Solutions are up to 37% cheaper based on Infrastructure costs and subsequent user support costs."  And in the category of deploying a full IBM vs. Microsoft net-new stack, Applicable also finds a 37% advantage to IBM.

No obviously these findings are based on a particular size of customer and are not always applicable to every size of customer.  I have found that in Thailand Notes is dramatically cheaper to set-up as a new system than doing the same with with MS software.

Did you know that if you have MS Server 200x and a Windows client be it XP, Vista or Win 7, you also need a CAL (Client Access Licence), this costs about 1,500 EACH.  On top of that you need a device CAL, that is any device that is connected to the network and can talk to the server, ie Printers etc.  1 of these costs you almost 800 Baht EACH.  So you might think it stops there, well you would be wrong, you will also need a CAL for the MS Exchange (mail server) this costs a whooping 2,700.  Remember at this point we have not yet brought Windows Server 200x or Exchange Server 200x, that's all to come.  I have taken these prices from the standard Thai FFP and Open NL price list.

Just compare that to Lotus Notes which costs about 6,500. including the Domino Server, Sametime, Symphony, Lotus Traveller and lots lots more.  Lotus Price based on Lotus Domino Express collaboration pricing, for 1 user.  This scheme allows you to have multiple Domino servers and up to 1,000 Notes client.

Why would you buy anything else?

Thai Version:
เมื่อเร็วๆนี้ได้มีการสำรวจ ระหว่าง Microsoft  และ IBM ที่เป็นธุรกิจคู่ค้า (Partner) ขอขอบคุณทีมงานของ Ed Brill ทีได้ทำการสำรวจและชี้แจงรายละเอียดให้เราทราบ
พวกเค้ามองเห็นว่ายอดรวมทั้งหมดค่าใช้จ่ายของคนที่เป็นเจ้าของ ที่จะทำระบบ Massaging
แท้ที่จริงแล้ว ทั้ง 2 ความสำรวจนั้น มีอยู่ 1สำรวจมองว่า MS Server มีประสิทธิภาพที่สูง เช่น clustered
ในส่วนความสำรวจที่ 2 เมื่อดูราคาที่รวม instant messaging และ หรือโปรแรมการใช้งานของ collaborative ซึ่งก็เป็นพื้นฐานรอบๆตัวเราอยู่แล้ว
ตั้งข้อสัณนิษฐานว่า ทุกคนย่อมมีพื้นฐานการใช้เมลล์มาจากที่ใดที่หนึ่งบ้างแล้ว  ไม่แน่ใจเหมือนกันว่าข้อสัณนิษฐานนี้จะสมเหตุสมผลใน Southeast Asia  ด้วยหรือไม่

    อย่างไรก็ดีเพื่อเป็นการลดเรื่องราวให้สั้นลง คนเหล่านั้นได้ค้นพบตั้งแต่ Notes 7 IBM Lotus Notes/Domino ซึ่งราคาย่อมเยาว์กว่าและได้รับสิทธิ์เข้าไปปฏิบัติงานและดูแลรักษา
คนหล่านั้น ยังพบว่ามีวิธีจัดการที่ถูกกว่า 52% บนพื้นฐานของโครงสร้าง ทั้งราคา และทั้งราคาที่ userได้สงเคราะห์ไปด้วย (แต่ไม่ได้รวมราคา ลิขสิทธิ์ ของ office License) และในประเภทของ adding, Advanced , Collaboration.  พบอีกว่ามีวิธีจัดการที่ถูกกว่า 37% บนพื้นฐานของโครงสร้าง ทั้งราคา และทั้งราคาที่ userได้สงเคราะห์ไปด้วย การแยกหมวดหมู่ที่ IBM จัดเพื่อใช้งานแบบเต็มรูปแบบ เมื่อเปรียบกับ Microsoft net-new, ซึ่งได้เปรียบกว่า 37% จากที่คนเหล่านั้นได้ค้นพบใน IBM
    ผมเองยังไม่เห็นเลยว่าสิ่งที่คนเหล่านั้นค้นพบส่วนที่พิเศษหรือลักษณะพิเศษของขนาดลูกค้าและไม่เสมอไปที่ทุกๆขนาดพื้นที่ของลูกค้าที่จะใช้การได้
ผมได้ค้นเจอNotes ในไืทย  ซึ่งเป็นที่ดึงดูดความสนใจและด้วยราคาอันย่อมเยาว์  มันได้ถูก set upขึ้นบนระบบใหม่ซึ่งคล้ายคลึงกับ software ของไมโครซอฟท์
    คุณทราบหรือไม่ว่า ถ้าคุณมี Microsoft Server 200x และรวม Windows ที่เป็น XP หรือ  Vista หรือ Win 7 และคุณก็ต้องการ Client Access Licence ด้วยเช่นกัน เมื่อคิดค่าใช้จ่ายตกแล้วต่อเครื่องประมาณ 1,500 บาท
ดูจากด้านบนแล้ว แต่ถ้าคุณต้องการมีอุปกรณ์ ของ Client Access Licence ที่สามารถต่อเข้ากับ Networkได้และคุณก็จะเจรจากับ server ได้ไม่ยาก เช่น Printer เป็นต้น
1 ในนี้ราคาตกเกือบ 800 บาทต่อเครื่อง  ดังนั้นคุณควรจะคิดว่าควรที่จะหยุดตรงนั้นหรือไม่  เช่นนั้นคุณก็น่าจะคิดผิด
เมื่อคุณต้องการ CAL (Client Access Licence)ด้วยเช่นกันสำหรับ MS Exchange (Mail server) ราคาค่าใช้จ่ายตกอยู่ที่ 2,700 บาท
    ยังจำได้มั้ยว่าเราประเด็นหรือ Point ที่เรายังไม่ได้ซื้อมา ทั้ง Windows Server 200x หรือ  Exchange Server 200x,ทั้งหมดนี้ที่ต้องมาด้วย
ผมได้เอาราคาเหล่านี้จากมาตราฐานของ FFP ของไทย และเปิดออกเพื่อจะทำ NL price list.
เมื่อเปรียบเทียบ Lotus Notes ด้วยราคา 6,500 รวมทั้ง Domino Server, Sametime, Symphony, Lotus Traveller และอย่างอื่นอีกมากกว่านี้

   ฐานราคา Lotus ควรจะขึ้นกับ ราคาของ Lotus  Domino Express collaboration ต่อจำนวผู้ใช้ 1 คน  ในหลักสูตรผู้วางแบบได้อนุญาติให้เเราได้ใช้หลากหลายเท่าและมากกว่า 1,000 Notes client.

 แล้วอย่างนี้คุณต้องไปซื้ออย่างอื่นอีกทำไมครับ !

Notes 8.5.1

I have been Beta testing this for some weeks now, Friday the latest version arrived and its is a significant improvement over the original, as of course you would expect.

I find the speed very good even using Domino Designer. With the original beta release things were slow, Designer took ages to appear and moving between forms or pages took ages. This now appears to have gone and its nice and smooth and much faster.

Some of the sexy new things in 8.5.1 are:

1) Speed, its really fast. I can bring my Notes work space up in less than 20 seconds after my password. Off a restart its something like 2 or 3 seconds. If you are using 8.0x or 8.5.0, then 8.5.1. is defiantly for you, I suggest you upgrade as soon as its arrives, (approximately 3 weeks)

2) The ability to have up to 10 colours in your inbox. You can mark individuals with a fore ground and a background colour. This really makes it easy to differentiate between background mail and important mail, ie mail from Customers and people like your boss or important staff. See above: (pic from http://www.notesdesignblog.com/NotesDesignBlog/NDBlog.nsf)

3) The Archive system looks like its been reworked with a new look and features, I have always had issues with the Notes Archive, this looks much better.

4) This is a good one for people with a desktop and a laptop, roaming workspace, basically the work place get replicated so that you have a common desktop where ever, rock on.

5) In Line auto spelling correction. Notes will now correct misspells like teh to the. That's a big one for me as I always miss spell the.

6) There a load of new stuff for iNotes, like Policy settings, mail date shows as you scroll so you know when to stop. iNotes is the web version of Notes and really does look like the Notes client version. Nice work IBM.

7) Domino Designer, as I have said above its much faster and much more stable. There's a lot there for Domino Designers. One of the odd ones, for me, is the ability to have line numbers (remember basic programming) well you will find them in the Javascript editor and also the Lotus script editor. Makes check code differences much easier. There is now a code Template and also a comment template available in the Lotusscript editor, not played with these yet, so not sure. There are a lot of fix's to Xpages, so that its works properly now.

As I find new stuff I will post it.

Thai version:
ในสัปดาห์ที่ผ่านๆมาผมได้เคยทดสอบกับ Beta  , ใน Version ล่าสุดที่เข้ามาเมื่อวันศุกร์ซึ่งมีความสำคัญและถูกปรับปรุงให้มากไปจากฉบับเดิม  ดังนั้นคุณอาจเป็นผู้ที่เชี่ยวชาญกับ version นี้อย่างแน่นอน

ผมได้ค้นพบความเร็ว (Speed) ของการใช้ Domino Designer เข้าแล้ว เมื่อมองกับตัวเดิมที่นำออกมาใช้นั้นมีบางอย่างที่ยังช้าอยู่  ,  Designer จะกินเวลาในการแสดงผลและระหว่าง
ที่เคลือ่นย้าย หรือ  Move หน้าต่างๆ , ขณะนี้สิ่งที่เกิดขึ้นนั้นได้ถูกกำจัดไปหมดแล้วมีแต่สมรรถนะและความเร็วที่ดีกว่า

 Version 8.5.1 มีบางอย่างที่น่าสนใจ ดังนี้
1.     เรื่องความเร็ว (Speed)จัดได้ว่าเป็นความเร็วที่ดีจริงๆ ผมสามารถใช้เวลาไม่เกิน 20 วินาที หลังจากการใส่ password แล้ว เพื่อเข้าสู่การทำงาน (์Notes work space) และเป็นลักษณะเดียวกันกับการ Restart ใช้เวลา 2-3 วินาที   แต่ถ้าคุณใช้ version 8.0 หรือ 8.5.0 และมาจนถึง 8.5.1 ขอแนะนำให้ Up grade ทันทีเมื่อตัวนี้เดินทางมาถึงคาดว่าประมาณ 3 สัปดาห์

2.    ความสามารถในการใส่สีสรรค์มากว่า 10 สี ในกล่องเมล์ของคุณ   ซึ่งเราสามารถจัดทำเป็นส่วนตัวโดยการ mark สีบน Fore Ground และ Back Ground ได้อย่างที่ต้องการ ซึ่งเป็นการทำที่ง่ายมาก และจะเห็นซึ่งความแตกต่างระหว่าพื้นสีของกล่องเมลล์ และเมลล์ที่สำคัญๆ    ตัวอย่างเช่น เมลล์จากลูกค้าและหรือจากเจ้านาย หรือเมลล์ที่สำคัญจากพนักงานคนอื่น (ดูจากรูปภาพด้านบนประกอบ)

3.    ในส่วนของ Archive system ดูเหมือนว่ารูปลักษณ์ได้ถูกปรับขึ้นมาใหม่ให้ดูดีและมีลัษณะเด่นที่ต่างออกไป  ผมจะพบกับ issue เสมอๆเกี่ยวกับตัว Notes Archive ขณะ
นี้ก็ดูดีขึ้นมาบ้างแล้ว

4.    เป็นข้อดีสำหรับผู้ที่ใช้ Desktop หรือ Laptop ที่สัญจร (Roaming) โดยปกติแล้ว Work place จะถูกคัดลอกเพื่อที่จะได้ Workspace ทีเหมือนกัน จากนั้นคุณก็จะ log on ที่ไหนก็ได้

5.            การสะกดคำโดยอัตโนมัติ  Notes สามารถช่วยในการสะกดคำที่ผิด เช่น  tet to>> the ส่วนตัวผมเองปัญหาการสะกดผิดมีขึ้นอยู่ประจำ

6.        สิ่งใหม่ที่บรรจุลงไปใน iNotes,  คล้ายกับนโยบายที่ถูกตั้งเอาไว้ (Policy settings) วันที่ของกล่องเมลล์จะโชวก็ต่อเมื่อเราหมุนหรือบิดไปจนกว่าเราจะรู้ว่าตรงไหนควรจะหยุดมัน..
    iNotes ก็เหมือนกันเป็นเวบ version ของ Notes และหน้าตาจะคล้ายคลึงกับ Notes Client มาก  แต่ IBM ก็ทำออกมาได้สวยงามเช่นกัน

7.    Domino Designer ซึ่งผมได้กล่าวมาข้างต้นแล้วว่า มันได้ถูกออกแบบมาการใช้งานด้วยความไวกว่า และมีความเสถียรมากว่า ,  Domino Designer ยังมีอีกมากมายหลายอย่าง
สำหรับผมแล้วโดยประมาณผมสามารถหาดูได้จากแนว Line ของตัวเลข (ย้อนความจำไปที่ พื้นฐานของ program) ซึ่งคุณก็จะค้นหา JavaScript editor และ Lotus script editor ไปได้ด้วยเช่นกัน  ซึ่งจะทำให้การตรวจเช็คความแตกต่างของ Code เป็นไปได้ง่ายขึ้น
    ปัจจจบันนี้ Code Template และ Comment template ถูกจัดไว้และสามารถเรียกใช้ได้ใน  LotusScript® editor , ส่วนผมเองก็ยังไม่ได้เข้าไปเล่นแต่อย่างใด
 ดังนั้นจึงยังไม่แน่ใจ  มีอีกจำนวนมากที่ Xpagesไ้ด้ถูกเข้าซ่อมแซม (Fix) ณ ขณะนี้สามารถกลับมาใช้ได้อย่างสมบูรณ์แล้ว

** ถ้าพบสิ่งใหม่ๆผมก็จะกลับมาแจ้งให้ทราบกันอีกครั้งนะครับ**

Why are we here?

This Blog is about Me and my 20 year affair with Lotus Notes and Evergreen Comware group of companies. I hope to be able to impart interesting info about Notes and our applications.

I hope to have as much of this as possible in Thai as well as English, as I would like to reach a larger audience, that just just Frang in SE Asia. I apologise in advance if the translations are not perfect, I am not doing them!!!

OK, I am in my early 50's semi retired, due to health reasons. Living in East Pattaya, Married to Garn (who actually runs our business), have 4 kids.

Evergreen Comware is a Lotus Notes software development house based in Bangkok, Thailand. We have a range of developed Notes applications that cover areas such as Human Resource Management, Contact Management, Sales Management, Call Center (Much more than CRM), Document Management and much more. We also do bespoke software development. Our market is the whole of SE Asia.

In fact we have recently spread to Hong Kong and are working with City Computing to market our products in Hong Kong and China. More about this in a later post.

As I mentioned above I been using Notes since version 1, so in December Notes is 20 years old. Thats a long time using a product, especially in the IT business, where most products are only a few years old.

Lets start the journey.

Thai:
บันทึกนี้จะเกี่ยวกับตัวผมและ Lotus Notes ตลอด 20 ปีที่ผ่านมาและความสัมพันธ์กับกลุ่มบริษัท เอเวอร์กรีน คอมแวร์ ซึ่งผมคาดว่า
จะแบ่งปันความรู้และความน่าสนใจเกี่ยวกับ Notes ของบริษัทฯ และการใช้งานต่างๆ
    ผมเองหวังที่จะใช้ภาษาไทยซึ่งเป็นไปได้มากว่าภาษาอังกฤษ  ส่วนตัวของผมเองต้องการเข้าไปให้ถึงคนดูหรือคนอ่านที่ระดับกว้างขึ้นไปอีก
แต่..ผมเองก็เป็นเพียงฝรั่งที่ทำงานอยู่ใน Southeast Asia เท่านั้น
และผมต้องขออภัย หากการแปลในครั้งนี้ไม่สมบูรณ์หรือดีเลิศ 

เอาล่ะครับ! ถ้าจะอ่านเกี่ยวกับผมจะอยู่ทางด้านซ้ายมือครับ  ส่วนที่เหลือผมจะเอาไว้บันทึกเกี่ยวกับ Notes and Comware ของผมเอง
   
    บริษัท เอเวอร์กรีน คอมแวร์ และ การพัฒนาโปรแกรม โลตัส โน้ต ตั้งอยู่ในตัว
กรุงเทพมหานคร ,ประเทศไทย  เรามีขอบเขตของการพัฒนาการใช้งานและขยาย ของ Notes ซึ่งจะคลอบคลุมไปถึงระบบการจัดการบริหารของฝ่ายทรัพยากรบุคคล, การจัดกาำรบุุคลที่ต้องติดต่อด้วย , การจัดการและบริหารด้านการขาย, พนักงานบริการที่ให้ข้อมูลทางโทรศัพท์ (Call Center)
และมีมากไปกว่านี้อีก รวมถึงในส่วนการจัดการเอกสารอื่นๆอีกมาก ซึ่งระบบซอฟแวร์ของเราจะพัฒนาไปตามความต้องการของลูกค้า
ใน Southeast Asia นี้เป็นตลาดของเราทั้งหมด.
     จริงๆแล้วเมื่อไม่นานมานี้ทางเราได้กระจายตลาดสินค้าของเราและการทำงานออกไปยัง เมือง
Hong kong และ China ที่ใช้คอมพิวเตอร์เป็นส่วนใหญ่  ในส่วนที่เกี่ยวข้องมากว่านี่จะบันทึกไห้ทราบภายหลัง

    สิ่งที่ผมได้กล่าวมาแล้วข้างต้น ว่าผมเคยใช้ Notes ตั้งแต่ต้นฉบับ คือฉบับแรก (version 1) และในเดือนธันวาคมที่จะถึงนี้ Notes
 ก็จะมีอายุครบ 20 ปี เป็นเวลาหลายต่อหลายปีที่ผมได้ใช้ผลิตภัณฑ์นี้โดยเฉพาะในธุรกิจของไอที (Information Technology)
ไม่ว่าผลิตภัณฑ์ที่ใดก้ตามแต่เกือบทั้งหมดย่อมมีอายุการใช้งานเพียงไม่กี่ปีเท่านั้น

เราเริ่มต้นเดินทางไปด้วยกันเถอะครับ !